fbpx

Według badań przeprowadzonych w roku 2012 przez McKinsey Global Institute, przeciętny pracownik umysłowy spędza średnio 28% swojego tygodnia pracy na pisaniu, czytaniu lub odpowiadaniu na e-maile. W wielu przypadków trudno nazwać ten czas straconym, nie mniej każdemu z nas marzy się, by ten temat jakoś w swoim życiu zoptymalizować.

Ciągle pozostaję pod wrażeniem stwierdzenia londyńskiego trenera dla osób zajmujących się pracą twórczą Mark’a McGuinness’a: „Lepiej rozczarować kilka osób z powodu drobiazgów, niż zamienić swoje marzenia na pustą skrzynkę odbiorczą.”. Mam też jednak osobiste doświadczenie szczególnie irytującego rozczarowania współpracy z tego typu twórczą jednostką, że krytycznej dla projektu decyzji, nie mogłem się doprosić przez dwa tygodnie.

Wiemy, że jakoś to trzeba pogodzić. Opinia człowieka, który udziela odpowiedzi szybko i konkretnie jest zarówno w życiu zawodowym jak i osobistym bardzo cenna. Z drugiej strony, nie chcielibyśmy jednak, by naszym najcenniejszym wkładem w dorobek ludzkości była pusta skrzynka odbiorcza.


Zapraszam do subskrypcji Newslettera!


Okazuje się, że istnieje bardzo proste rozwiązanie, by na spokojnie móc pracować twórczo, a zarazem z równym spokojem kontrolować wszystkie sprawy, jakie docierają do nas za pośrednictwem e-maili.

Zaczynaj dzień od pracy nad swoimi projektami

Niezależnie od tego, jak bardzo nasza praca uzależniona jest od informacji otrzymywanych od innych – jest w jej obrębie część, którą wykonać możemy i musimy sami. Zaczynaj pracę od tego. Najlepiej niech będzie to ta część Twojej pracy, która wymaga od Ciebie kreatywności, energii i świeżego umysłu. Sprawami administracyjnymi, porządkowymi i im podobnymi zajmij się później.

Minimalizuj częstotliwość sprawdzania poczty

Ustal sobie momenty, w których będziesz włączał swój program pocztowy. W zależności od charakteru Twojej pracy, niech to będzie raz, dwa, trzy razy na dzień. Szybko wyczyść skrzynkę odbiorczą (jak to zrobić, opiszę dalej) i wracaj do realizacji swoich zadań.

Wyłącz wszelkie powiadomienia o przychodzącej poczcie

Tracisz dużo energii walcząc z pokusą, by sprawdzić, co właśnie do Ciebie przyszło, lub co gorsza rozpraszasz się i tracisz koncentrację, mimo wszystko sprawdzając.

Opróżniaj całkowicie skrzynkę odbiorczą

Przełomową dla mnie w tej kwestii było zapoznanie się z metodą Getting things done David’a Allen’a i zrozumienie, czym i jaką rolę winna pełnić skrzynka odbiorcza (czy jak to Allen nazywa „skrzynka spraw przychodzących”). Z pewnością nie jest ona do tego, by przetrzymywać w niej dziesiątki czy setki wiadomości emailowych – obsłużonych i nieobsłużonych, ważnych i nie mających dla nas znaczenia. Jak sama nazwa mówi skrzynka ta powinna być jedynie skrzynką odbiorczą – w momencie, gdy zapoznasz się z treścią wiadomości powinna ona z tej skrzynki bezpowrotnie zniknąć.

Od dłuższego czasu moja skrzynka odbiorcza na gmailu niemalże każdego dnia choć przez chwilę wygląda tak.

Do takiego samego stanu doprowadzam swoje skrzynki odbiorcze na kontach, w ramach których prowadzę korespondencję zawodową – zarówno w ramach Instytutu Łączności jak i Double Wings. I co najważniejsze – nie zajmuje mi to dużo czasu, mimo, że obie profesje wymagają ode mnie prowadzenia obfitej korespondencji e-mailowej.


Zapraszam do subskrypcji Newslettera!


Jak do tego regularnie doprowadzać? Wystarczy wykonać kilka prostych kroków.

Pokochaj kosz

Większość maili, które otrzymujesz tam właśnie powinna się znaleźć. Wrzucaj je tam natychmiast.

Na każdą wiadomość odpowiadaj zaraz po zapoznaniu się z jej treścią

Dla jasności – nie musi to oznaczać, że masz natychmiast załatwiać sprawę, której owa wiadomość dotyczy (w wielu sytuacjach byłoby to niemożliwe lub nierozsądne). Chodzi tylko o to, byś natychmiast odpowiedział, choćby słowami – „Odebrałem.” I jeśli trzeba „Zajmę się tym pojutrze”. Jest to o tyle cenne, że daje to nadawcy wiadomości poczucie, że jego sprawa nie utonęła gdzieś w stercie nieogarnianych przez Ciebie spraw. Jest to jasny sygnał, że działasz szybko i trzymasz rękę na pulsie (i być może, że masz dużo innych rzeczy na głowie, więc należy szanować Twój czas).

Stwórz w programie pocztowym foldery: „Do wykonania”, „Przesłać odpowiedź”, „Oczekuję na odpowiedź”, „Do przeczytania”

Te cztery foldery pozwolą Ci w błyskawicznym tempie opróżniać skrzynkę odbiorczą. Każdą z wiadomości mailowych możesz zaklasyfikować do jednej z grup:

  1. Otrzymałeś wiadomość, która wymaga od Ciebie działania, które nie zajmie Ci dłużej niż 2 minuty. Jeśli tak jest – wykonaj to działanie natychmiast i ewentualnie prześlij odpowiedź nadawcy wraz z wynikiem Twojej 2 minutowej pracy.
  2. Otrzymałeś wiadomość, która Wymaga od Ciebie jakiegoś dłuższego działania. Przykładem może tu być mail, w którym ktoś prosi Cię o przesłanie oferty, którą będziesz musiał przygotować. Każdą taką wiadomość wrzucaj do folderu
    „Do wykonania”. Następnie zajmij się to sprawą wtedy, kiedy uznasz to za słuszne i kiedy będziesz dysponował wystarczającą ilością czasu.

  3. Otrzymałeś wiadomość, która wymaga od Ciebie merytorycznej odpowiedzi, na którą ktoś oczekuje. Obiecałeś dać taką merytoryczną odpowiedź w swej pierwszej szybkiej odpowiedzi: „Odebrałem. Zajmę się tym pojutrze.” Dobrze, byś kontrolował, kto czeka na Twoją merytoryczną odpowiedź. Dlatego wiadomość „Odebrałem. Zajmę się tym pojutrze.” wysyłaj zawsze z kopią do siebie. I kopię tej wiadomości wrzucaj do folderu „Przesłać odpowiedź”
  4. Otrzymałeś wiadomość, w której znajduje się coś, z czym warto się zapoznać, np. link do ciekawego artykułu w sieci, albo raport przesłany do Twojej wiadomości, jednak nie wymagający od Ciebie żadnych działań. Taką wiadomość przenieść do folderu
    „Do przeczytania”.

  5. Wysłałeś do kogoś wiadomość, z prośbą, by coś dla Ciebie zrobił. Takie oddelegowane i zlecone zadania warto mieć pod kontrolą. Dlatego też takie wiadomości zawsze wysyłaj z kopią do siebie i ową kopię przenoś do skrzynki „Oczekuję na odpowiedź”.
  6. Otrzymałeś wiadomość, z którą nie chcesz się zapoznawać. Dla niej właściwym miejscem jest kosz.

Zapraszam do subskrypcji Newslettera!


Korzystając z tych czterech folderów (z koszem – pięciu) możesz bardzo szybko oczyścić swoją skrzynkę odbiorczą, jednocześnie w logiczny i użyteczny sposób porządkując wszystkie działania, których od Ciebie poszczególne maile wymagały.

Sprawdź choćby na próbę jak to działa. Jeśli nie jesteś przekonany – stwórz sobie tymczasowo takie cztery foldery, umieść je na górze Twojego paska nawigacyjnego (możesz to uzyskać np. dodając znak „@” przed nazwą folderu) i choć raz oczyść w stu procentach skrzynkę odbiorczą. Jestem przekonany, że odczujesz ogromny komfort wynikający zarówno z opróżnionej skrzynki odbiorczej, jak też czytelnego uporządkowania wszystkich spraw, z którymi otrzymane i wysłane maile się wiązały.

Powodzenia! 🙂

– Sylwester Laskowski

PS.
Skończyłem pisać ten artykuł i zgodnie z planem zerknąłem na jedną ze swoich skrzynek odbiorczych. Znajduje się w niej 117 nowych wiadomości. Jeszcze dziś nie będzie tam ani jednej 😉


Zapraszam Cię do udziału w szkoleniu:
Zarządzanie czasem. Jak być lepiej zorganizowanym, wydajnym i skutecznym?